Etapy rozmowy podczas umawiania spotkań 5

5.Kończenie rozmowy (kiedy i jak to robić)

Kiedy chcesz zakończyć rozmowę streść ją własnymi słowami, żeby pokazać słuchaczowi, że słyszałeś i zrozumiałeś to co powiedział.

Bardzo ważne jest, żeby powtórzyć plan działań, który został uzgodniony z rozmówcą. Dzięki temu będzie jasne, co ma zostać zrobione.

Jeśli rozmówca zgodził się na spotkanie, powtórz termin i miejsce oraz poproś o zapisanie tego (w miarę możliwości). I pamiętaj o potwierdzeniu spotkania w dniu na który jest zaplanowane. Kiedy już uzgodnisz szczegóły podaj numer telefonu, pod którym jesteś osiągalny w ciągu dnia.

Jak zakończyć rozmowę telefoniczną? Za pomocą słów i głosu. Mówiąc to postaraj się, by Twój głos był przeciwieństwem głosu klienta. Wtedy zarówno słowa jak i głos przekazują to samo.

Kiedy kończyć rozmowę telefoniczną? Należy to zrobić, gdy osiągnąłeś swój cel. Jeżeli w tej rozmowie nie zrealizowałeś swoich planów upewnij się, że dokładnie wyznaczyłeś następny etap lub zorganizowałeś przesłanie odpowiednich materiałów.

Rezerwuj sobie czas na stopniowe kończenie rozmowy. Jeśli na przykład musisz wyjść, nie czekaj do ostatniej chwili, żeby dać rozmówcy do zrozumienia, że czas odłożyć słuchawkę.

Pozwól rozmówcy odłożyć słuchawkę. Może to brzmieć banalnie, ale jeśli pozwolisz, żeby rozmówca pierwszy odłożył słuchawkę, dasz mu poczucie, że to on kontrolował rozmowę. Unikasz też w ten sposób przypadkowego przerwania rozmowy, kiedy klient jeszcze się nad czymś zastanawia albo czeka do ostatniej chwili, żeby coś powiedzieć. Ponadto jeżeli to klient pierwszy odłoży słuchawkę, nie usłyszy kliknięcia oznaczającego rozłączenie.

ĆWICZENIE – Kończenie rozmowy

Przygotuj kilka zdań pozwalających naturalnie zakończyć rozmowę z klientem. Niżej podałem przykłady, które mogą posłużyć jako pomoc.
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................

Handlowiec podjedzie do Pana w środę około godziny 11:00. Zabierze ze sobą prezent od firmy. Proszę tylko zapisać mój numer telefonu. Gdyby miał Pan jeszcze jakieś pytania proszę dzwonić. Dziękuję za rozmowę. Do usłyszenia.

Już zapisuję. Czwartek. Podjadę do Pani po godzinie 10:00. Proszę tylko zapisać mój numer telefonu. Gdyby miała Pani jeszcze jakieś pytania przed spotkaniem, proszę dzwonić. Dziękuję za rozmowę i do zobaczenia.

Będę w takim razie u Pana o 15:30 w poniedziałek. Proszę tylko zapisać mój numer telefonu. Gdyby miał Pan jeszcze jakieś pytania, proszę dzwonić. Dziękuję za rozmowę. I do zobaczenia w poniedziałek.

Wydrukuj sobie roboczy skrypt. Na bieżąco nanoś na niego poprawki po każdej sesji telefonicznej.